「情報公開・個人情報保護委員会」会議録(令和4年度第2回)

情報発信元 地域活動推進課

最終更新日 2023年7月10日

ページID 077494

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会議概要
日時 令和4年10月14日(金曜日)午後6時00分から午後7時25分まで
場所 旭川市総合庁舎議会棟2階第2委員会室
出席者

委員 (金子・河上・須藤・新田・村尾・籾岡各委員)6名 (50音順)

事務局(林部長、平尾課長、熊沢係長)3名

会議の公開・非公開

公開

傍聴者の数 0名
資料

1 開会

<事務局>
皆さんおそろいになりましたので、これから令和4年度第2回旭川市情報公開・個人情報保護委員会を始めます。本日は小野委員から欠席の御連絡があり、委員6名が出席でございます。
なお、既に文書で御報告いたしましたが、前回の委員会で審議していただきました、市民活動課の保有個人情報のオンライン結合に係る意見聴取につきまして、9月9日付けで答申したことを改めて報告いたします。ありがとうございました。
それでは会長、進行をお願いいたします。

2 個人情報保護制度の見直しについて

(1)市民活動課案件(旭市活第251号) 

<会長>
お忙しい中、お集まりいただきましてありがとうございます。それでは前回から引き続いての議案であります、旭市活第251号、旭川市長から諮問があった個人情報保護制度について、審議に入りたいと思います。
今回は、個人情報保護法の改正により旭川市の条例も改正しなければいけないことを受け、具体的な条文で議論するというよりは、どう改正するかを事務局から案を出していただきました。これをたたき台にして議論し、個々の論点について整理していく作業を今回と次回で行うことになります。前回の資料及び追加資料の内容について、事務局から説明をお願いします。

<事務局>
まず今回審議をお願いする項目について、簡単に御説明したいと思います。追加資料でお配りしております資料10を御覧ください。前回資料2で御説明した審議事項をまとめて資料10のとおり大きく8つに分類しました。1「条例要配慮個人情報の設定について」、2「匿名加工情報の提供制度について」、3「個人情報ファイル簿について」、4「開示請求手続について」、5「改正保護法の不開示部分と情報公開条例の非公開部分の整合性の確保について」、6「訂正請求・利用停止請求について」、7「本委員会への諮問事項について」、8「運用状況の公表規定について」です。それぞれの項目は、これまでお配りした資料のどの項目に対応しているか記載されています。例えば「条例要配慮個人情報の設定について」では、資料2で言うと、5番目の事項で挙げたところです。そして、関連する改正個人情報保護法(以下「改正保護法」という。)の条を記載しています。その他、下の新規(1)と(2)ですが、事務局から追加で御審議をお願いしたい項目です。改正保護法第77条に関連した「任意代理人の個人情報開示請求等に対する本人への意思確認制度」、及び「訂正請求及び利用停止請求における、第三者に対する意見書提出機会の付与」を新たに付け加えました。これらは開示請求手続及び訂正請求・利用停止請求の中で審議をお願いしたいと思っております。
続いて審議の具体的な進め方ですが、資料11で説明しながら審議をお願いしたいと思っているのですが、項目が8つでも多いため、今日は4つの項目について審議をお願いしたいと思っております。また、項目ごとに内容が分かれておりますので、この際事務局からの説明は1項目ずつ行い、その都度委員の皆さんの御意見をお聞きする形でお願いしたいと思うのですが、いかがでしょうか。

<会長>
つまり1ページずつということですね。その方が分かりやすくていいのではないですか。

<事務局>
はい、それではそのように進めていきたいと思います。
最初に、資料11の2ページ、審議項目1を御覧ください。「条例要配慮個人情報の設定について」です。改正保護法では必要に応じて条例で定めることが考えられる事項であります。
表左側のとおり、改正保護法第60条第5項で「地方公共団体は、保有する個人情報(要配慮個人情報を除く。)のうち、地域の特性その他の事情に応じて、本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものを「条例要配慮個人情報」として条例で定めることができる。」としています。ただし法律で「要配慮個人情報」が既に規定されているので、条例で定めることができるのはそれ以外の情報となります。
それに対して現在、現行の旭川市個人情報保護条例(以下「保護条例」という。)では、第5条第2項に「原則収集してはならない個人情報」として「思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報」を規定していますが、要配慮個人情報そのものの定義はありません。
改正においての見直し案ですが、現時点では条例要配慮個人情報規定しないことを考えております。考え方としましては、改正保護法第2条第3項で「要配慮個人情報」を「人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報」と規定しております。また個人情報の管理全般について、保有の制限等(改正保護法第61条)、利用目的の明示(同第62条)、不適正な利用の禁止(同第63条)及び適正な取得(同第64条)等の規定に基づき、厳格かつ慎重な取扱いとなっているところです。条例要配慮個人情報を設定したとしても、下でも説明しております、個人情報ファイル簿に保有している旨が明示されるにとどまり、これらの個人情報の取扱いをより厳格にする規定を設けることができないことになっています。そのため設定する効果は小さいと考えられるため、当面は設定を見送りたいと考えております。なお、参考ですが、国の個人情報保護委員会では、条例要配慮個人情報として想定される情報は「LGBTに関わる情報、生活保護の受給情報や、一定の地域の出身である事実」などが想定されるとしております。以上、条例要配慮個人情報の設定について御説明いたしました。よろしくお願いします。

<会長>
今の説明で御質問等はあるでしょうか。御意見等もあれば。
参考にあるLGBT等の性的少数者の情報や、ある特定の地域の出身という情報は、結構条例等で規定されることもあるかと思われますが。
現行の保護条例では第5条第2項で「原則収集してはならない」情報として「思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報」とあり、ここでカバーできているのかなという気もしますが。
この案は、差し当たりは規定する必要はないのではないか、というところですがいかがでしょうか。何か御意見等はあるでしょうか。

<事務局>
見直し案としては、法律で規定しているものの他、独自のものについては規定はしないというところです。

<村尾委員>
一般論としてですが、こうした包括的とも言える規定を各自治体が置くことについて、LGBTなど、より具体的なものを例示的に列挙するのは、どういう効果があるかと言いますか…市としてこれについて特に配慮しているということでしょうか。
法律ではより厳格な取扱規定は設けられない訳で、条例でもそれは同じですし、ある意味メッセージとして使われるものなのですか。

<事務局>
メッセージとして保護していることを示すのも一つの考え方だと思いますが、事務局としては、実際厳格に保護できるかといった観点の方が今回は必要かなと考えているところです。直接的に言えば、特に必要ではないのかなという考えを持っています。道内の主要市の中でも、規定する市は聞いていないところです。

<村尾委員>
そうなのですね。

<事務局>
はい。

<会長>
そうですね、何かメッセージ的な意味合いで規定するのは結構難しいところがありますね。

<金子委員>
今委員の方々がおっしゃったように、LGBTに関する情報を、差別があるかどうかに関わらず要配慮個人情報として定めるというのは根底としてあると思います。ただ、確かに法律上で、条例要配慮個人情報がどこに出てくるかというと、この審議項目の説明にあるように保有個人情報ファイル簿にそのことが含まれている旨を記載されるという程度です。
こう、何て言いますか、配慮すべき個人情報の中に性的マイノリティに関する情報が含まれると思うのですが、配慮の方法として条例要配慮個人情報にどうしても入れた方がいいというふうには、少し言い切れないのかなと思う点もあります。
条例要配慮個人情報を定めた場合、例えば、市でそれに関する独自の定めを作ることを何か予定されているのでしょうか。

<事務局>
独自の定めはしないものと考えております。

<金子委員>
先日開催された市議会定例会の一般質問で、性的マイノリティに関する同性パートナーシップ制度に関する質問が出ていて、市長から制度構築に向けて取り組みを進めるような御回答があったので、そうしたメッセージ的な意味でその言葉を入れておくというのもありなのかなと思いましたので。少し意見として言わせていただきました。

<会長>
そうですね、旭川市もそうした前向きな回答を示しているということで、確かにメッセージとしてこうしたものを入れるというのもありますが、では実際どう入れるかが別の問題として難しいところもあります。これは私の意見なのですが。

<須藤委員>
参考として「LGBTに関する情報、生活保護の受給情報、一定の地域の出身である事実…」とありますが、改正保護法では、地域の特性その他の事情に応じて、本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する情報を、条例要配慮個人情報として条例で定めることができるとなっています。
いろいろな事象がある中で、条例に入れること自体が「要配慮」と評価することですが、そうした評価を市としてできるかどうか、ゆるぎない社会的コンセンサスがあれば要配慮として載せることが、配慮することになるのですが。
その事象が要配慮だという評価をして良いか、それは要配慮なのか。それとも要配慮としてしまうことがその人にとっては普通の事象ではなくなるのではと考えると、とてつもなく難しい。どこに線引きを入れるべきなのか、要配慮と言える社会的コンセンサスがあればいいのですが。当事者にとってはそれは別に要配慮ではなく、当たり前の事情であって。要配慮とされるのもどうなのかなと。そうしたとても難しい問いだなと思ったところです。

<会長>
誰のことをどこまでの内容で要配慮情報として規定するかは、社会的コンセンサスを踏まえ本委員会で決めて条例で規定すると、良い問題提起になるかと思うのですが、決めに入ると議論は深みにはまるかもしれません。委員の皆さんはやはり条例では規定しないという意見だったと思うのですが、いかがでしょうか。

(委員同意)

<会長>
よろしいでしょうか。それでは事務局案のとおりにしたいと思います。

<事務局>
続いては審議項目2「行政機関等匿名加工情報の提供制度の設定」です。こちらも必要に応じて条例で定められることが考えられる事項です。改正保護法で該当する部分は第60条第3項、及び第109条から第123条までです。
個人情報保護法の改正に伴い、地方公共団体にも行政機関等匿名加工情報の提供制度が導入されます。資料の下の部分に簡単に説明しておりますが、行政機関等匿名加工情報とは、特定の個人を識別できないように行政機関等が保有する個人情報を加工して、かつその個人情報を復元できないようにした情報のことです。当分の間、都道府県及び政令市に適用されておりまして、その他の地方公共団体等では導入は任意とされているところです。現行の保護条例では、行政機関等匿名加工情報に関する制度はありません。
見直し案としましては、法案改正後も当該制度は導入しないということでしばらくいきたいと思っております。その考え方ですけれども、都道府県及び政令市はこの制度を導入しなければならないのですが、それ以外の地方公共団体は今申し上げましたように経過措置により導入は任意とされています。また、これまでこの情報の利用に関する民間事業者からの要望はない状況です。ここは文章が変なのですけれども、導入する次の「特段の理由がないため」というところを削除をお願いします。「民間事業者からの要望がなく…」それで次の行に続きまして「導入する特段の理由がない」ということになります。そのため、今後の制度改正や社会情勢の変化がある場合に改めて検討したいと考えています。よろしくお願いします。

<会長>
ということで3ページ審議事項2「行政機関等に匿名加工情報の提供制度の設定」ということに関してですが、今説明がありましたが、都道府県と政令市ということは例えば札幌市は入るということですね。

<事務局>
はい。そうです。

<会長>
旭川市レベルだと導入は任意であり、今後、制度改正やいろいろな社会情勢などが変わった場合には改めて検討するということで、現時点ではこの制度を導入しないという提案ですけれどもいかがでしょうか。

<河上委員>
仮に導入するとしたらどれぐらいの期間や予算が必要になるか、現時点で分かっているのでしょうか。

<事務局>
現時点で具体的な積算はしておりませんが、費用としてはそれ相応の費用がかかると考えられます。まず加工作業について費用がかかります。作業ができる業者に委託するかというところも検討する必要があります。そして申込者への費用負担についてもいろいろと検討する必要があります。またそうした検討自体も時間が多くかかりコストも大きいと感じています。

<河上委員>
それぐらい期間も長くてお金もかかるのであれば、任意だからそこまで急いで導入する必要はないのかなとは思います。

<会長>
確かに実際に加工するとすると予算や時間的問題もあると思います。この点についていかがでしょう。現在のところ当該制度は導入しないということでよろしいでしょうか。

(委員同意)

<会長>
ありがとうございます。それでは次の審議項目3について説明をお願いします。

<事務局>
それでは4ページ審議項目3「個人情報ファイル簿について」御説明いたします。まず、⑴の「個人情報ファイル簿の作成・公表について」を審議していただきたいと思います。これは条例で定めることが妨げられるものではないというふうに位置付けられているものです。
改正保護法では第75条第1項及び第2項で規定しており、例外として作成及び公表の対象外となる個人情報ファイルを除き、個人情報ファイル簿を作成し、公表しなければならないとしております。
具体的にどういうものかをざっと御説明いたします。今回お配りしました資料12「個人情報ファイル簿について」を御覧ください。
1で個人情報ファイル簿というの何かを説明しました。各行政機関等がそれぞれ保有する個人情報ファイルについて、個々の個人情報ファイルの内容を表した帳簿のことを言います。
2で掲載する事項を列挙しております。(1)~(20)までありまして、ファイルの名称、行政機関の名称、組織の名称、利用目的、記録項目、記録範囲、収集方法、要配慮個人情報が含まれていればその旨、経常的な利用先、組織の名称・所在地、他の法令によるもの、電子計算処理によるものかマニュアル処理によるものか、政令第21条第7項に該当する個人情報ファイルの有無、行政機関等匿名加工情報に関する提案の募集をする個人情報ファイルである旨、(15)から(18)までは匿名加工情報について、(19)が条例要配慮個人情報が含まれる旨、(20)が備考です。こうした事項を掲載したものを帳簿にすることになります。
裏面を御覧ください。例外として作成及び公表の対象外となる個人情報ファイルを挙げています。(1)国の安全、外交上の秘密によるもの、(2)犯罪・租税による調査・公訴、(3)人事、給与、福利厚生に関するもの、(4)試験的・テスト用のもの、(5)既に記録されている全部又は一部を記録した個人情報ファイルであり、その範囲内に含まれるもの、(6)1年以内にすぐ消去するもの、(7)単純に連絡先を記したもの、(8)学術研究用、(9)一定の数、政令で定める数に満たない個人情報ファイル、政令では1,000人となっています。(10)他の行政機関の人事に関わるもの、(11)第75条第1項の規定による公表による個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであり、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係る、これらの事項における範囲内のもの、最後(12)公表している電子計算機処理に係る個人情報ファイルに付随するマニュアルファイル、こうした情報が個人情報ファイルを作成・公表しなくていいというものになっています。
資料11に戻ります。そうした個人情報ファイルの作成・公表については、改正保護法として義務とされている本人の数が1,000人以上の個人情報ファイルを作成・公表の対象としたいと考えております。改正保護法第75条第1項では、行政機関等が保有している個人情報ファイルごとに、個人情報ファイルの名称、利用目的、記録されている項目等の事項を記載した個人ファイル簿を作成し、公表することが義務付けられておりますが、例えば1,000人未満又は保存年限が1年未満のものは、作成などが義務付けられていません。適用対象外としている個人情報ファイルについても個人情報ファイル簿を作成・公表することで事務の煩雑化を招くことから、本市については法で規定されている範囲で作成したいと考えております。

<会長>
1,000人を超えるものは実際にあるのですか。

<事務局>
はい。幾つもあります。旭川市程度の規模になりますと、例えば何らかの給付に関しての申請者データなど、福祉系のものが多い印象があります。

<会長>
今説明がありましたが、説明に対する質問、あるいはこの見直し案についての御意見はいかがでしょうか。
この見直し案は、市としては独自の対応をする訳ではないということですが。

<事務局>
そうなります。

<会長>
分かりました。特にその必要性はないということですね。
それでは、この見直し案は提案のもので進めることでよろしいでしょうか。

(委員同意)

<会長>
それでは、次の審議事項3⑵、5ページですね。説明をお願いします。

<事務局>
続きまして、3⑵「個人情報取扱事務届出制度について」です。この個人情報取扱事務届出制度は、現在、保護条例のもとで行っている制度です。こちらは法の改正後も条例で定めることが妨げられるものではない事項として位置付けられております。
改正保護法では、第75条第5項に、条例の定めにより個人情報ファイル簿とは別の、個人情報の保有の状況に関する事項を記載した帳簿を作成し公表することができるという規定があります。それに対して、現行の保護条例では、第4条の規定により、個人情報を取り扱う事務を開始しようとするときに、その事務の名称・目的・個人情報の対象者の範囲・個人情報の内容などを記載した個人情報取扱事務の届出をし、その内容を公表しているところです。この違いは、前回の会議の資料4で御説明したものです。
見直し案としましては、個人情報取扱事務届出書については、今後は作成しないことにしたいと考えております。現行の保護条例で規定している個人情報取扱事務の届出制度には、市が保有個人情報を取り扱う事務について網羅的に把握できるという特徴があります。ただし、公表はしていますが、公表している閲覧実績がほぼありません。具体的な取扱状況は各担当課に直接問い合わせがあるという状況です。また、個人情報ファイル簿と個人情報取扱事務届出書の記載事項は類似するものも多いため、この状況では個人情報取扱事務の届出を継続する意義が薄いと考えており、この届出制度は継続しないこととしたいと考えております。

<会長>
こちらは先ほどの⑴とは別の個人情報取扱届出制度ですね。資料4がひな形で。

<事務局>
そうです。

<会長>
個人情報ファイル簿と内容が似ており、継続する意味が薄いので法改正後は作成しないということですが、これについていかがでしょうか。

<村尾委員>
個人情報取扱事務届出書に個人情報の保有の状況に関する事項を記載していること自体が、分かりにくいのかなと思いました。それに、閲覧実績がなく各課に直接問い合わせが来るのは、その届出書に何を記載しているのか分かりにくいのではないかと思いました。だからといって、作成を継続した方がいいという訳ではないですが。

<事務局>
確かに簡潔であるとは思うのですが、届出書を見るだけでなく補足説明がないと内容の理解が少し難しいかと思います。

<会長>
それでは御意見があったところですが、個人情報取扱事務届出書は作成しないという提案ですけれども、これでいきたいと思いますけれどもいかがでしょうか。

<村尾委員>
すみません。では取扱いについては個別の問い合わせについて対応するという方向でいくということですよね。

<事務局>
はい。

<村尾委員>
分かりました。

<会長>
それではこれで審議事項3が終わったということにします。次は審議事項4、6ページの説明をお願いします。

<事務局>
審議項目4に入ります。こちらは「開示請求手続について」です。
まず⑴、開示請求書の記載内容について御提案したいと思います。こちらも条例で定めることが妨げられるものではない事項として位置付けられております。改正保護法では第77条に記載しなければならない事項が規定されており、(1)氏名及び住所又は居所、そして請求に関する保有個人情報を特定するのに足りる事項として政令で規定している(1)求める開示の実施方法、例えば閲覧にするのか、写しの交付にするのかというものです。(2)事務所における開示を希望する日、そして(3)写しの送付による開示を求める旨、となっています。
それに対して現行の保護条例で記載しなければならない事項は、次の(1)~(5)のとおりです。(1)氏名及び住所、(2)個人情報を特定するために必要な情報、事項、(3)開示の方法の区分、(4)代理人の場合、本人の氏名、住所及び代理人の種別、(5)死者の相続人による開示請求の場合、死者の氏名及び死亡時の住所並びに当該死者の相続人等と当該死者との関係であります。
見直し案としましては、施行令の第23条で規定している「条例で規定できるもの」について(1)求める開示の実施方法については開示請求書に記載する、(2)開示希望日は記載不要とする、(3)写しの送付による開示を求める旨は記載する、と考えております。
考え方としましては、(1)開示の実施方法は現行でも開示方法の一つとして記載しているので、引き続き記載したいと思っております。(2)事務所における開示を希望する日は、開示請求時点では必ずしも実施希望日どおりに開示が実施できるか明確ではないですし、現行でも記載項目ではないため、引き続き記載しなくてもいいかと考えております。そして、(3)写しの送付による開示を求める旨ですが、現行でも開示方法の一つとして記載していることから、引き続き記載していきたいと考えております。

<会長>
見直し案ですと(1)は直さなければということですね。(1)と(3)については保護法に従うということですけれど、(2)は今説明があったとおり、実施できるかどうか明確ではないので、あえて引き続き記載しないということです。結局は現行どおりとするのですね。

<事務局>
現行どおりで十分かと考えております。

<会長>
それでは御提案どおりということでよろしいでしょうか。

(委員同意)

<会長>
それでは審議事項4⑵、「任意代理人の開示請求等に対する、本人への意思確認制度」ですが、説明をお願いします。

<事務局>
続きまして7ページ、4⑵「任意代理人の開示請求等に対する、本人への意思確認制度」です。これも条例で定めるものが妨げられるものではない事項となっております。
改正保護法では、現行の保護条例と異なりまして、任意代理人の開示請求が可能となっています。これまで本市の条例では任意代理人は特定個人情報を除きまして、任意代理人の開示等請求を認めていませんでした。
法改正に対して「必要に応じて本人に対して確認書を送付し、その返信をもって本人の意思を確認することは妨げられない。また、このような本人の意思確認を認める法施行条例の規定を設けることも妨げられない。」といった解釈となっています。
見直し案としましては、なりすまし等の防止という観点から、確認についての規定は設けたいなと考えております。その考え方としましては、繰り返しになりますが、保護条例では、保有個人情報開示等請求の請求権者は本人、未成年者又は成年被後見人の法定代理人、又は死者の相続人に限っておりました。なお保有特定個人情報に限り任意代理人の開示等請求を認めていたところです。更に15歳以上の未成年者の法定代理人が請求する際には当該未成年者の同意を一律に必要としていたところです。
法改正により新たに任意代理人の開示請求が可能になります。任意代理人を証する書類の提出は改正保護法でも規定しておりますが、国では、請求書受理後に更なる意思確認を一律に課するのは任意代理人の活用を阻害するため認められないという解釈をしております。ただし、なりすまし等の防止を講じる必要がある場合も考えられるため、必要に応じた確認を可能とする規定を設けたいと考えております。

<会長>
これは条例に定めても妨げられないもので、なりすまし等防止のため、新たな規定を設けるということですね。具体的な文言は議案で固めるのですね。

<事務局>
一文字一文字の具体的な文言については、最終的に議案で固めたいと思っています。ここでは大まかな考え方について御意見いただければなと考えております。

<金子委員>
確認についての規定を設ける際は、本人確認をすることができるというように、確認しない場合も含めた定め方をされるのでしょうか。確認するのが前提ではないということでしょうか。

<事務局>
前提ではなく、必要に応じてと考えています。

<金子委員>
分かりました。念のため確認ですけれども、改正保護法第76条第2項の代理人と総称されている中の任意代理人のみについて必要な場合に確認するということですか。

<事務局>
そうですね。任意代理人についてだけですね。

<金子委員>
分かりました。ありがとうございます。

<須藤委員>
確認ですが、15歳以上の未成年者について、法定代理人が請求する際には当該未成年者の同意を一律に必要としていたのですね。

<事務局>
そうですね。未成年者の法定代理人の場合はお子さんが15歳以上は一律に同意が必要としていました。
ただし、一律の意思確認はするべきではないという考えが法の解釈では出されているので、任意代理人に限り必要に応じて意思確認を行うと考えています。

<村尾委員>
「必要性」というのは、運用レベルで特になりすましの懸念があるということでしょうか。

<事務局>
そうです。運用上なりすましの危険性があるのではないかと考え、こうした規定を設けたらいいのではないかと考えております。

<村尾委員>
「一定の場合や」とか、「する場合がある」という文言で、この意思確認を一律に課す訳ではないということですね。

<事務局>
そうですね。

<村尾委員>
分かりました。ありがとうございました。

<会長>
具体的にどういう文言になるかというのはまだ少し分からないところですが、こうした方向で規定を設けるということにしたいと思いますがよろしいでしょうか。

<河上委員>
返信をもって本人の意思を確認するというのとは逆に、本人が事前に申し出て、自身の個人情報を一定の期間を設けて開示の許可をする方法も一つあるのでは思いました。返信をもってとすると、書面が本人の元に届いて送り返した後に開示されると思うのですが、急いでいる場合もあると思うので、本人による事前の届出によって迅速に開示できることがあってもいいのかなと思いました。

<事務局>
この後申し上げますけれども、現行でも開示請求の決定期限が、請求日の翌日から起算して14日以内に決定するということになっており、行政としてはその期間内で判断をすることになります。開示等決定に際し必要な確認や判断があるため、必要に応じて任意代理人に郵送するのか直接本人に会うのかいろいろ方法はあるので、確認方法は一律にしなくてもいいかと思っております。

<須藤委員>
改正保護法第76条第2項にある必要に応じて本人に確認書を送付するのは、任意代理人から開示等請求がされた後に確認書を送付しその返信をもって確認するということなので、事前にできればいいと思いますが、条文の立て付けからすると、事前の許可的なものを定めるのは難しいと考えました。

<事務局>
確かに請求があったことによって初めて動くという面がありますからね。

<会長>
それでは、新たに確認についての規定を設けるということでよろしいでしょうか。

(委員同意)

<会長>
ありがとうございます。次は8ページの審議事項4⑶ですね。開示請求における開示決定等の期限についてですが、説明をお願いします。

<事務局>
審議項目4⑶、開示請求における開示決定等の期限です。こちらも条例で定めることが妨げられるものではない事項です。
まず改正保護法の規定から説明いたします。第83条第1項では、決定期限は請求のあった日、これは「初日は含まない」といった解釈をしておりますが、その日から30日以内としております。施行条例では開示決定等の期限を法の期限より短い期間とすることができるとしております。決定期限の延長については、第83条第2項により、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、決定期間を30日以内に限り延長することができます。合わせると先ほどの30日以内プラス30日になります。
対しまして、現行の保護条例第16条第1項では、決定期限は請求のあった日の翌日から起
算して14日以内ということになっています。そして決定期限の延長については、第16条第3項により、やむを得ない理由により期間内に開示決定等をすることができないときは、開示請求があった日の翌日から起算して45日を限度としてその期間を延長することができるとしています。つまり、原則は14日以内。延長しなければならないときは全体で45日以内ということになります。改正保護法と同じように表現すると、決定期間の延長日数は45日-14日で31日ということになります。
今回お配りした資料13を御覧ください。「保有個人情報開示請求等の決定期限について」でこのことについてまとめています。開示請求の決定期間については、改正保護法では請求のあった日(初日不算入)から30日以内、現行保護条例では請求のあった翌日、つまり同じく初日不算入で14日以内となっています。資料中の(1)及び(2)に当たります。決定期限を延長する場合は(4)及び(5)に当たりまして、改正保護法では30日間延長可能、現行条例では請求のあった日の翌日から45日までを限度に延長可能(=31日間延長可能)ということになっております。
資料11に戻りまして見直し案ですが、決定期間は現行の保護条例と同じにしたいと思っております。請求があった日から(初日不算入)から14日間です。そして、延長期間は31日間から30日間にしたいと思っております。考え方としましては、開示請求における決定期限は改正保護法の規定より短い期間とすることが許容されております。また、過去3か年(令和元年度から令和3年度)で請求された開示請求(64件)のうち決定期限を延長したのは1件でした。おおむね現行の保護条例で規定する期限どおりに決定できているという現状から、法に合わせなくても決定期限は現行と同じ期間でいいのではないかと考えております。そして延長期間ですが、現行の保護条例では延長分の日数が31日であり、法の期限(30日以内)より期間を長く設定することはできなくなりますが、30日よりも短い期間とする、特段の理由はないため、延長日数は改正保護法と同じ30日としたいと考えております。

<会長>
今説明していただきましたのは開示請求の決定期間についてですが、いかがでしょうか。決定日数は法律より短いということです。その点では請求者には利益があるということです。

<事務局>
このことは請求者の請求権とも関係すると思っています。決定期間を改正保護法で30日としていても、現行の保護条例の14日でうまく回っているならあえて延ばす必要もないと考えています。中核市では従来の決定期間を延ばして30日以内にするのは少数派です。これまでどおりの決定日数とするところが多かったです。

<会長>
分かりました。何か意見はあるでしょうか。
それではこの見直し案で進めることでよろしいでしょうか。

(委員同意)

<会長>
ありがとうございます。
続いては審議事項4⑷、開示等決定通知書の記載内容です。よろしくお願いします。

<事務局>
少し細かい案件になってしまうことを御了承いただきたいと思います。9ページ4⑷開示等決定通知書の記載内容(不開示情報が開示できるようになる期日の明示)です。こちらも条例で定めることが妨げられるものではない事項です。改正保護法では第82条及び政令第24条で、開示決定又は一部開示決定を行う際に決定通知書に記載しなければならない事項として次の(1)~(5)が定められています。(1)開示する保有個人情報の利用目的、(2)開示実施方法、(3)開示実施可能日、(4)(写しの送付の場合)準備に要する日数及び送付に要する費用、(5)(電子情報処理組織を利用する)場合開示に必要な情報です。改正保護法の解釈で、一部開示決定又は不開示決定を行う際に、不開示情報を開示することができるようになる期日を明示することができるときは、その期日を明らかにしなければならない旨の規定を地方公共団体の独自の規定として設けることができるとされております。その規定は現行の保護条例で規定しているところでして、保護条例第16条で、決定を行った際に速やかに書面で通知しなければならない内容として、請求のあった保有個人情報の内容、開示日時・場所、開示しない部分及びその理由があり、更に開示しない部分を開示することができるようになることが明らかであるときは、その旨を付記するものとされております。
具体例があまりないのでイメージしにくいかとは思いますが、個人情報開示請求の内容に当たるかどうかは分かりませんが、例えば行政運営上の理由などである時期までは開示できないが、開示できる時期はもう決まっておりそこから先は特に不開示にする必要もないという情報もまれにあります。そうした情報にはその旨を通知で明らかにするように規定されております。
見直し案についても、期間の経過により開示することができるようになる情報は引き続き開示決定通知書にその旨を付記したいと考えております。現行の保護条例ではこうした規定があり、請求者の改めての開示請求機会確保という観点から同様の規定を設けたいと考えております。なお、旭川市情報公開条例第12条第4項にも同様の規定がありますので、情報公開制度とバランスを考えてみても、あった方がいいと考えております。

<会長>
見直し案は、個人情報決定に係る保有個人情報の全部又は一部が、期間の経過により開示することができるようになることが明らかであるときはその旨を引き続き付記するということですね。今説明がありましたがいかがでしょうか。ただあまりイメージが湧かなくて…。

<事務局>
あまりないケースだとは思うのですが。

<会長>
一旦不開示としておきながらも、ある一定期間が経過したら開示することはありましたか。

<事務局>
実例はこれまでないのですが、ケースとして想定はしています。行政運営上ある時期まで明らかにできない事項、例えばイベントのために伏せておきたい事項もあるかもしれません。そうしたある一定の時期までは開示できない情報はあると考えております。

<村尾委員>
決定通知書には期間の経過によって開示できるという旨を書くのですか。それとも期日を書いているのですか。

<事務局>
現行の保護条例では開示できる時期を書いています。

<村尾委員>
では改正保護法どおりですね。

<事務局>
そうですね。

<会長>
その旨というのは、その時期と開示ができるという内容、時期も含めてですね。

<事務局>
できる旨は、項目に開示しない部分を開示できる時期という項目を欄がありますのでそれがその旨に当たると思います。

<会長>
そのほかいかがでしょうか。少しイメージが湧きにくいところもありますが、この見直し案でいくのでよろしいでしょうか。

(委員同意)

<会長>
はい。ありがとうございます。それでは最後、10ページ審議事項4⑸「開示等請求における手数料について」の説明をお願いします。

<事務局>
本日最後の審議項目であります4⑸開示等請求における手数料についてです。こちらは条例で定める必要がある事項として位置付けられております。
改正保護法第89条第2項では、開示請求者は、条例で定めるところにより、実費の範囲内で、条例で定める額の手数料を納めなければならないという規定があります。また手数料の額はできる限り利用しやすい額とするよう配慮しなければならないとされています。法の解釈上では、手数料に関する条例において算定方法を工夫した適当な額とすること、例えば、従量制にすることや手数料を徴収しないことすること、また、手数料の額を無料とすることも可能としています。
現在の現行個人情報保護条例では、開示についての手数料は無料としています。具体的に費用負担していただいているのは、開示の際に必要な費用、つまり、複写料や郵送の場合の送付費用であります。
見直し案も同様にしていきたいと考えております。見直し案の(1)を御覧ください。開示請求手数料は、引き続き無料とします。(2)開示文書の写しの交付に要する費用は、引き続き実費として徴収します。1枚当たりの単価も引き続き同額としたいと思います。その考え方ですが、国は、条例で開示請求における手数料の額を無料にすることを規定するのは妨げるものではないとしており、開示請求の手数料とは別に、開示文書の写しの交付に要する費用を実費として徴収することも可能としているところです。そして、現行保護条例では開示についての手数料は無料としており、制度の趣旨からして手数料は無料を維持すべきだと考えております。そして手数料を無料とするため、特に減免規定は設けないということにしたいと思います。また、現行保護条例では開示文書の写しの交付に要する費用は負担すべきものだと考えておりますが、この考え方自体を変更する特段の理由は現在ないのかと思っており、引き続き実費を徴収することといたします。また、実費の額は改訂する特段の理由がないため引き続き同額としたいと思います。
11ページに実費の額として現在の条例施行規則で定めている額を載せています。乾式複写機、いわゆるよく見かけるコピー機の写しではモノクロ単色が1枚10円、両面だと2枚分になります。モノクロ以外の単色刷り・多色刷りは1枚50円。それ以外の物品の供与、まれにこれ以外の形で写しを供与するということがございます。保有個人情報開示請求ではほぼないのですけれども、大きな図面、音声などが挙げられます。そうしたものは媒体の実費を参考に別に定めているところです。手数料については以上です。

<会長>
費用・手数料については現行のままでもいいのではないかということですね。

<事務局>
そうですね。法改正によって新たに負担を求めることも必要ないかと考えています。

<会長>
分かりました。これについていかがでしょうか。何か御意見ございませんでしょうか。
少し変な話ですが、音声はどうやって開示するのですか。

<事務局>
情報公開請求なのですが、先日あった例では、CD-ROMの提供を受けそれに音声データを入れて公開した例がありました。

<会長>
そのCD-ROMはその人が持ってくるのですか。

<事務局>
そのときは持ってきてもらいました。

<会長>
なるほど、分かりました。

<事務局>
あとは開示するものを委託で作らなければならないときはその委託費用に関する実費がかかります。例としてはないのですけれども、解釈上はそのようなものも想定されます。

<会長>
ということですがいかがでしょうか。それではこの見直し案のとおり、現行どおりでということでよろしいでしょうか。

(委員同意)

<会長>
ありがとうございます。それでは本日の議事は以上ですが事務局から何かありますか。

<事務局>
次回はこの資料11でお示ししている審議項目の後半部分を御審議いただきたいと思います。そのための追加資料をお送りいたしますのでよろしくお願いいたします。

3 その他

⑴ 次回の日程について

10月31日に審議を行うことになった。

4 閉会

会議録(PDF)

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