「情報公開・個人情報保護委員会」会議録(令和2年度第1回)

情報発信元 市民活動課

最終更新日 2021年4月23日

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会議概要
日時 令和3年3月2日(火曜日)午後6時20分から午後7時20分まで
場所 旭川市第二庁舎3階問診指導室
出席者

委員 (阿部・岩原・小野・金子・須藤・籾岡各委員)6名 (50音順)

事務局(飯森課長、熊沢係長、遠藤)3名

会議の公開・非公開 公開
傍聴者の数 0名
資料

1 開会

2 委員紹介

3 会長及び会長代理の選任について

<事務局>

会長及び会長代理の選任の進行は先例では前会長に行っていただいているので、籾岡委員に進行をお願いします。

<籾岡委員>

それでは先例に従い進行したいと思います。まずは事務局から詳しく説明してください。 

<事務局>

会長及び会長代理の選任については、旭川市情報公開・個人情報保護委員会規則第3条に基づき「委員会に会長を置き、委員の互選により定める」ことになっています。また、同条第3項に基づき「会長に事故があるとき、又は会長が欠けたときはあらかじめ会長の指名した委員がその職務を代理する」ことになっています。ここでは互選により会長の選任と、新たに選任された会長による、会長代理の指名をお願いしたいと思います。

<籾岡委員>

委員の互選でとなっておりますので委員の皆さまから何か御提案等ございましたら御発言いただければなと思います。よろしくお願いします。

<阿部委員>

籾岡委員にお願いしたいと思います。

<籾岡委員>

私にとの御意見を頂きましたが、引き続き会長を務めさせていただくことでよろしいでしょうか。

(一同異議なし)

<籾岡委員>

ありがとうございます。

会長代理は会長の指名となっていますので、指名させていただければと思います。実は今日いらっしゃっていないのですが、安藤委員に会長代理をお願いしたいと考えております。事務局の方で後日安藤先生の方に了解を頂いてよろしいでしょうか。

<事務局>

はい。承知いたしました。

4 会議の運営について

⑴ 審議内容及び会議の公開

⑵ 傍聴の取扱い

⑶ 会議録の作成

<会長>

それでは本日の具体的な議事・議題に入っていきたいと思います。

これまで同様、円滑な議事進行に御協力を頂ければと思います。

まずこの委員会の会議の運営についてですが、それぞれ関連があるので一括して事務局の方から説明をお願いします。 

<事務局>

それでは事務局から御説明させていただきます。

本委員会の会議の運営ですが、旭川市情報公開・個人情報保護委員会規則及び同運営要領に定められているところですが、今回委員の改選が行われましたので、基本となる事項について改めて確認及び協議をお願いしたいと思います。

まず「⑴審議内容及び会議の公開」です。配付資料のうち、委員会規則の関連であります。この規則第2条に委員会が審議する事項が定められており、今後はこれらの事項について審議をお願いすることになります。これまでは、第1号と第2号に該当する情報公開及び個人情報開示等の処分に対する不服審査が最も多く、その次に実施機関からの諮問による保有個人情報の収集及び目的外利用についての審査が多い状況です。

続いて、会議の公開についてですが、委員会運営要領を御覧ください。第3条で「委員会の会議は公開とする。ただし、不服審査及び委員会が適当と認めるときは非公開とすることができる。」とされており、この規定に基づいて、審査事項のうち、保有個人情報の収集や目的外利用等、個人情報の取扱いに関する案件の審議は公開とし、審査請求については非公開としておりました。その他の案件は、その都度委員会に諮り判断していたところです。公開・非公開の取扱いは今期も前期と同様にさせていただくよう提案させていただきます。

次に「⑵傍聴の取扱い」です。実際ここ数年ではいらっしゃらなかったのですが、公開する会議で傍聴を希望する方がいらっしゃいましたら会場に入っていただくことになります。運営要領では定めていない傍聴者の定員について、その他、傍聴者に守っていただく事項について提案させていただきたいと思います。まず、定員ですが、委員会の会議は、これまでもあらかじめ定員を定めておくのではなく、会場の規模等に応じて、極力多くの方に傍聴いただけるように「会場の許容範囲内」として、会場の許容範囲を超えた場合は先着順としておりました。今後も固定して確保している会場がないので、同じく「会場の許容範囲内」とさせていただきたいと考えております。続いて公開の会議における傍聴者に守っていただく事項についてです。配付資料の中に、「傍聴者のみなさまへのお願い(案)」がありますが、こちらは以前、本委員会において取り決めさせていただきまして、傍聴の際に傍聴者の方に守っていただくルールをまとめたものです。傍聴者がいらっしゃいましたらお渡しすることにしておりました。この内容は特に変えず、同じように傍聴者に守っていただくことを提案させていただきたいと思います。

次に、会議の写真及び動画撮影、これはテレビカメラも含みますが、前期いろいろと御議論いただきましたが、今期も同様に、事務局に事前に申し出の上、会の冒頭に撮影時間を設け、その時間のみ撮影は可とすることを提案させていただきたいと思います。会議の録音も前期と同様、事前に申し出の上、委員会の承認を得て許可をすることと、承認は開催前に行うことを御提案させていただきたいと思います。

最後に「⑶会議録の作成」です。会議録については、運営要領第4条に規定されています。第1項で「会議の日時・場所」、「出席者の氏名」そして「会議に付した事案の件名」「会議の議事の概要」などを記載した会議録を作成することとなっております。これまでの作成方法ですが、ほぼ全文筆記で作成しており、発言委員のお名前も記載しておりました。そして、第4条第2項で会議録は出席委員の署名・押印により確定すること、同じく第3項で会議録を公開することが定められております。ただし、先ほどの会議自体の公開と同様に、会議録を非公開とできる規定もありまして、これまでは、会議を公開した部分の会議録は公開、不服審査など非公開の場合には会議録も公開しないと取り扱っていました。会議録は、これまでは市のホームページに掲載し、そして総合庁舎1階にあります市政情報コーナーに配置をしておりまして、今期も同じように公開させていただければと思います。

この上で、二点ほど変更を提案させていただきたいと考えております。

一点目は、会議録に記載する出席委員の氏名についてですが、従来の会議録は、出席委員は名字のみ記載しておりました。今期は、運営要領で出席者の氏名と規定されていることを遵守し、出席委員名は氏と名前の両方を表記するように見直しさせていただきたいと思います。なお発言欄における発言者名は従来通り名字の丸丸委員という形で表記させていただきたいと思います。

そして二点目は、会議録に関して委員の皆さまの会議録確認における署名と押印についてです。先ほど申し上げましたが、会議録は出席した委員の署名と押印により確定するとされておりますが、先般の行政全体における署名と押印の必要性を見直す流れを考慮いたしまして、委員の皆さまと事務局の事務量軽減の観点から、確認に当たっては署名と押印を必要としないとように変更する旨、事務局から提案させていただきたいと思います。実際にはこちらの会議録署名簿に署名・押印の上返送していただいておりました。今後は押印欄を抜いた会議録署名簿をお送りさせていただき、例えばゴム印を押して返送してくださっても結構ですし、急ぎであればファックスでお送りしていただくとか、スキャンして電子メールで添付して送っていただくとか、柔軟に対応させていただければと考えております。なお、この署名押印必要の見直しは、要領の改正が必要です。今日御意見を頂きまして事務局の方で改正作業をさせていただきたいと思います。書面の見直しについては、事務局の改正作業があるため、来年度4月1日(令和3年4月1日)以降に開催した会議から適用ができればと考えております。

会議の運営についての説明は以上です。今回は会議録の確認方法等について、これまでと変更した取扱いを御提案させていただきましたが、このような取扱いでよろしいかどうか、修正すべき点はないかなど御協議いただきたいと思います。

<会長>

ただ今会議の運営について⑴から⑶を事務局から説明してもらいました。今の説明につきまして委員の皆さま、何か御意見はありますか。事務局の提案どおりでよろしいですか。

(一同同意)

<会長>

それでは、事務局から提案があったとおりの取扱いで運営したいと思います。

5 保有個人情報のオンライン結合による外部提供に係る意見聴取について

⑴ 旭川市子ども総合相談センター案件(旭相第138号)

<会長>

それでは、旭相第138号で旭川市長から諮問がありました、保有個人情報のオンライン結合による外部提供に係る意見聴取の案件につきまして審議に入りたいと思います。まずは事務局から説明をお願いします。

<事務局>

ではこの諮問について事務局から説明いたします。

本日は諮問書かがみの次の詳細資料を中心に御説明していきたいと思います。そして参考までに個人情報保護条例の該当条文を抜粋して本日配付させていただきました。そちらも必要に応じて併せて御覧いただければと思います。

今回の実施機関の諮問は、個人情報保護条例第7条のオンライン結合による提供制限の例外、ただし書第2号の「実施機関が保護委員会の意見を聴いて、公益上特に必要があると認めたとき。」に該当するかどうか、意見聴取を求めているといった位置づけです。

本市の条例では、オンライン結合は、実施機関が管理する電子計算機と実施機関以外のものが管理する電子計算機その他の情報機器とを、通信回線を用いて結合し、保有個人情報を実施機関以外のものが随時入手し得る状態にする方法と規定しております。

今回の諮問のケースでは、後ほども説明いたします情報共有システムを搭載している実施機関が管理するパソコンと、実施機関以外のもの、道立旭川児童相談所、厚生労働省、他市区町村がそれぞれ管理するシステム搭載パソコンとを行政の中で通信するLGWANというネットワークを使って結合し、実施機関の担当課であります子ども総合相談センターが保有する児童等の相談情報などを随時入手し得る状態にすることになっております。このことから、定義上オンライン結合と呼べる状態になっているところです。

ここで子ども総合相談センターについて軽く説明させていただきたいと思います。

児童福祉法で都道府県の政令指定都市に設置が義務付けられている児童相談所で、北海道の支所として上川管内に旭川児童相談所が設置されているのは皆さんも御存じかと思います。一方で、子ども総合相談センターは、児童に関する市町村の相談窓口という位置づけとなっております。このセンターは、旭川市における子ども・子育てに関する相談窓口を一元化したものでして、一元化によって迅速に必要な支援をすることにより、子どもの日常生活環境の安定を図っております。センターの場所は、こちらからほど近い10条通11丁目、付近には中央中学校や、旭川児童相談所があります。平成28年4月1日にオープンしまして、それ以降業務を進めているところです。市の組織上では、子育て支援部という子育てに関する施策を統括する部がありまして、その部の中の1つの課に相当する組織となっております。

オンライン結合の話に戻りますが、今回、この諮問の関係で外部提供する個人情報を取り扱っている事務の名称は「児童家庭相談事業」となっています。

ここで、諮問書の表紙部分の次にあります詳細資料(諮問書添付の「「児童家庭相談事業」に係る個人情報のオンライン結合による外部提供について」)1ページの2を御覧ください。事務の内容は、こちらの記載のとおり児童福祉法第10条で規定されている、子ども及び妊産婦の福祉に関し、必要な実情の把握、必要な情報の提供、家庭その他からの相談に応じ、必要な調査及び指導を行うこと、そしてその他子どもと家庭への必要な支援を行うことであります。

具体的には児童虐待についての擁護相談、その他の養護相談、保健相談、障害相談、非行相談などを行っております。

また、児童家庭相談事業の法律的な位置づけとしては、児童福祉法第10条の2における子ども家庭総合支援拠点、国通知による家庭児童相談室、これも児童福祉法における、要保護児童対策地域協議会の要保護児童対策調整機関の三つです。このような法的位置づけの中で業務を行っているところです。

そしてこの事業で取り扱う個人情報の対象なのですが、詳細資料1ページ2⑵のとおり、要保護児童若しくは要支援児童及びその保護者又は特定妊婦の約440人となっております。なお、要支援児童、要保護児童、特定妊婦の定義は次のページに記載がありますので御覧ください。

続いて、3のオンライン結合による外部提供必要とする理由と背景について説明いたします。

近年発生した児童虐待の事案、特に児童が亡くなられた事案では、転居した際の自治体の間の引き継ぎや、児童相談所と市区町村の情報共有が不十分であったことが問題点に挙げられているところです。参考ですが、2ページの下の部分から3ページにかけてその具体例が記載されているところです。

現状、紙での情報のやり取りでは、転居先が不明のため転居先自治体が情報を把握できなかったこともありましたし、夜間や休日などの閉庁時に、迅速に対応すべき案件が発生しても十分な情報共有ができなかったとのことです。

その解決として、国による情報共有システムの整備が現在進んでおりまして、新年度4月からの運用が予定されているところです。旭川市でもこのシステムを活用して自治体の間で、そして管轄の児童相談所との間の情報共有を図ることで、案件の素早い把握と対応を行いたいと考えているところです。

続きまして、3ページの4、情報共有システムの内容及びオンライン結合により提供する個人情報と提供先について説明いたします。

システムの内容については諮問書に添付しました「要保護児童等に関する情報共有システム設計・開発等業務一式要件定義書」に詳細が記載されております。これは、厚生労働省がシステムを調達する際に、入札の際に提示した定義書です。時間の都合上、ここで全部は説明できませんが、システムの概要が説明されている52ページを御覧ください。このシステムでは、ケースの登録の管理、それから自治体間の情報共有、そしてその他について行います。フォーマットが統一されている児童記録票でケース記録を管理し、記録が更新されたらあらかじめ設定した関係自治体に通知される形となっております。

また、児童や保護者の氏名等により全国のケース記録の検索が可能となります。もし届出なしで転出した場合でも、転出先の自治体が検索機能を利用して転出元の自治体を把握し、そこから情報を受けることが可能となります。更に行方不明児童の情報共有にも役立つことになります。

先ほどの詳細資料に戻り、今回の諮問で具体的にどのように情報を提供するかを説明させていただきます。詳細資料の3ページ5ですが、システム上全国検索で用いる場合、具体的に情報提供する場合、そして厚生労働省に報告する場合、これらのケースによって、それぞれ必要な種類の個人情報を提供することになります。

全国検索の(1)では、お子さんの氏名、性別、生年月日、住所、保護者の氏名を全体で検索可能にするようにするための、オンラインによる外部提供になります。続いて、(2)に当たる旭川児童相談所及び転居先の市区町村については、先ほどの情報に加えて、保護者の勤務先、家族の状況、養育状況、面接結果等、児童記録票に記載される全ての情報を提供します。具体的には、先ほどの定義書の41ページから参考資料の様式があり、この様式に沿って書かれている記録表の情報をシステム上に登録して、必要な分の情報をオンラインで外部提供、そして、厚生労働省に報告が必要となります、児童が亡くなられた案件が出た場合には、今申し上げたのと同じ情報を提供することになります。

ここで、改めてオンライン結合による保有個人情報提供の、公益上の必要性について説明いたします。

詳細資料の4ページ6を御覧ください。実施機関では四点挙げておりまして、特に⑶の迅速な引き継ぎが可能となること、そして⑷の旭川児童相談所と情報共有が夜間・休日を含め迅速かつ適切に行えることが公益上とても大きく必要ではないかということで諮問があったところです。

続きまして、このシステムのセキュリティ確保につきまして簡単に説明いたします。先ほど紹介しました国が開発している情報共有システムにより提供するネットワークは行政専用に閉じたネットワークであるLGWANで提供することになっております。このLGWAN自体は、行政内部に技術的な対応を行っている部署が別にありまして、市役所全体でファイヤーウォールによる防護等、高度なセキュリティを確保しております。また、システムの利用権限の管理も必要であるとして、システム上では利用者IDとパスワードで認証を行い操作と閲覧記録を残し、使用した端末のIPアドレスも併せて記録します。旭川市ではセンターに所属し当該事務を取り扱う職員のみにIDとパスワードを与えて、アクセス権を限定したいと考えていることです。加えて旭川市の情報セキュリティポリシーでも情報漏えいや事故に備える体制を備えることが求められていますが、「情報システムの管理要領」及び「緊急時対応計画」をこれから策定する予定になっております。 

最後、繰り返しになりますが、オンライン結合は条例上制限されているところではございますが、全国共通の情報共有システムを利用しまして児童家庭相談業務で保有する個人情報の外部提供を行うことについて公益性の有無などを御議論いただきまして、まとまった御意見を答申とさせていただければと思います。事務局から説明は以上です。よろしくお願いいたします。

<会長>

この案件について質問等はありますか。

<金子委員>

質問よろしいですか。

<会長>

はい、お願いします。

<金子委員>

諮問書の詳細説明5ページ8⑴で、現在自治体から情報共有を行われているとありますが、参考に現在はどのような方法で情報共有されているのか教えてください。

<事務局>

紙ベースの照会文書を受けて、それに対して回答を返すといったものが主と聞いております。

あとは、場合によってはファックスを使っていることも考えられます。

<金子委員>

現在、厚生労働省に情報提供することはあるのでしょうか。

<事務局>

報告の規定自体は変わりませんので、報告することはあると思います。

<金子委員>

その場合の根拠条文はどこになるでしょうか。その児童に関する情報を厚生労働省に報告する場合の根拠があるのであれば少し教えていただきたいと思います。

<事務局>

今確認します。

<金子委員>

それとも厚生労働省からこの情報を報告するようにとの照会があったので回答する感じでしょうか。

<事務局>

そのようなことになると思います。 

<金子委員>

分かりました。 

<会長>

対象としている個人情報ですが、要保護児童、要支援児童、特定妊婦は旭川市では4,400人ですね。

<事務局>

そうですね。御相談を受けているのをお一人お一人カウントしたらこのぐらいになっているものと思われます。

<会長>

分かりました。セキュリティについてですが、詳細資料4ページの下のところにLGWANというこのシステムがありますね。外部提供する保有個人情報ははインターネットに上がる不安はないとの認識でよろしいですね。

<事務局>

はい。LGWANはインターネットとは別の回線で、行政機関どおしが情報のやり取りをするため専用回線です。

<会長>

分かりました。ここが一番大事で、どこかに漏れてしまったら大変なことになってしまいますからね。

その他、何かありますでしょうか。

(質問なし)

<会長>

それではこの案件について審議に入っていきたいと思います。今回議論するのは公益性があるかどうかが主な論点ですが、御自由に意見を言っていただければと思います。何か御意見はありますか。

まず、公益性があるかについてはいかがでしょうか。個人的には、問題なく公益性はあると考えておりますが、いかがでしょうか。虐待等の事案を情報共有する点で公益性は明確にあるかなといったところですが、その点については何かありますか。

<小野委員>

公益性というのは不特定かつ多数といった定義ではないかなと思うのですが、そのように考えたとき、この参考例があるのですが、ある親御さんが他の自治体に行ったときに、そこで情報共有すると。そのときに特定できるかというと、なかなかどこの自治体に行くかというのは特定しにくいので、不特定とは言えるのではないかなと。

多数というところに線を引けば、そのときにどれぐらいを多数というかですが、関係するところが多ければ多数にはなってくるのではないかなと。このように私は考えます。

なので、公益性というのはあると言っていいのではないかと感じました。

<会長>

ありがとうございます。不特定性、それから多数性という要件を満たしていることから公益性が十分認められるのではないかという御意見ですね。

<小野委員>

はい。

<会長>

そのような点からも認められるのではないかということですね。

他に何か御意見ありますでしょうか。

(その他意見なし)

<会長>

それではこの案件につきまして、公益性があるということで認める方向の答申案を作ることでいかがでしょうか。

(全員同意)

<会長>

それでは、どのような内容で答申を作ったらよろしいでしょうか。

初めて出席される方もいらっしゃいますが、これまで答申はいろいろな形の言い回しがありました。今回はどのようにすればよいでしょうか。公益性があるので認めるとだけ答申してもいいでしょうし、あるいは、ただし書でこういったことに留意することとか、いろいろ考えられます。これまではどのような内容の答申がありましたか。

<事務局>

会長がおっしゃったとおり、公益性を認める場合でも留意していただきたいポイントがあれば、答申にその旨記載していただき、そのことに留意して業務を進めていただいた件がありました。

その一方で、案件によっては特に大きな御意見もなく、個人情報の保護には留意いただくといった一般的な指摘で終わった件もありました。

今回の諮問案件につきまして何か特に留意を求めることがありましたら付記させていただき、そうでなければ、一般的な留意を求める文言で答申案を作成したいと考えております。

<会長>

分かりました。何か特に留意することを付けるかどうかですが、何か御意見はございますか。

<岩原委員>

先ほど質疑の中で、従来の方法で照会があればファックスなり文書なりで情報を提供するとの話だったのですが、諮問書の詳細資料に書いてある参考事例などを見ると、転居前で起こったことがうまく引き継がれていない状況なので、検索がスムーズになるのは十分なメリットだとは思うのですが、逆に転居元が情報を発信することは予定されているのですか。 

<事務局>

見守っていた御家庭がどこかに転出しましたが転出先が分からない場合、転出元の地方公共団体が、要件定義書の51ページにあるCA情報連絡票でこの名前の方が転入していないかと、情報共有システム上で質問できる形になっています。

<会長>

改めまして答申案の内容はどのようにしましょうか。これまでに答申してきた文言はどのようなものがありましたか。

<事務局>

「なお、個人情報の保護には十分留意して慎重な運用を行うよう求めます」というような文言で答申したことがあります。 

<会長>

それでは、今のように個人情報の取扱いに関する留意事項も付けて、答申案を事務局に作っていただくことでよろしいでしょうか。 

(全員同意)

<会長>

それでは事務局で答申案の作成をお願いします。 

<事務局>

ここで委員の皆さまに御提案させていただきたいのですが。

事務局で作った案を、次回に予定しております3月18日の委員会で改めて確認していただくか、それとも事務局から皆さまにそれぞれ案を郵送でお送りさせていただきまして、期限を区切って確認していただき、御意見があればそれを共有してまとめさせていただくこともできようかと思いますがいかがでしょうか。 

<会長>

前者ですと、またこのように対面で会議をするということですね。

後者ですと、郵送手続きで確認していただくことですね。そうしますと後者では18日の会議がなくてもいいことになりますね。

<事務局>

そうですね。

<会長>

いかがでしょうか。もう一度集まって確認作業するか、あるいは、事務局から案を送っていただいて内容を判断し、修正があれば適宜また委員内で検討する形になると思いますが。いかがでしょうか。

今日の感じでは複雑な答申案にはならないと思いますので。後者の、郵送で送って委員の方に各自確認していただく方法でもいいかと思いますけれど、いかがでしょうか。

(全員同意)

<会長>

よろしいですか。ではそのような形で委員にお送りしますのでよろしくお願いします。

前回の委員会はコロナが流行する前でしたが、1年以上たった今回はコロナ禍の中の開催になりました。私が所属する大学でもかなり変わりまして、ほぼオンライン授業をしています。この会議も例えばZoomでするなどの選択肢はありませんか。

<事務局>

そうですね。市の附属機関でも一部Zoomなどを使用していると聞いたことがございます。ただし、全員リモートの実施例は聞いておりません。一方、国の懇談会では全員リモートでの実施例があると聞いています。事務局では今後の検討課題にさせていただければと思います。

<会長>

分かりました。ありがとうございました。

<事務局>

ちなみにですが、委員の皆さんはもうZoomでやり取りできる環境をお持ちですか。

<委員一同>

はい。

<事務局>

分かりました。

<会長>

本日の議事は以上になります。事務局からほかに何かありますか。

4 その他

⑴ 規則改正について(報告)

<事務局>

最後に、この委員会が開催されるまでに、情報公開条例施行規則と個人情報保護条例施行規則の改正が2回行われましたので、簡単に報告させていただきたいと思います。

資料2の「施行規則の一部改正について」を御覧ください。旭川市では、市が出資している特定の法人がございまして、それらの法人につきましては、情報公開条例の趣旨にのっとり、経営状況その他の保有する情報の公開を行うために必要な措置を講ずるよう求めるものとしております。また、個人情報の取扱いに関しても、実施機関に準じた保護措置を講じなければならないとしております。いわゆる第三セクターといわれるものがそのような対象となっているかと思います。

この度、措置を講ずるよう求めている特定の法人として別表第2で具体的に列記しているもの、1法人が削除になり、1法人の名称を変更いたしました。一点目は、旭川市からの出資が終了したことにより株式会社旭川空港ビルを別表から削除しました。二点目は、公益財団法人旭川市体育協会が公益財団法人旭川市スポーツ協会に名称が変更になりましたので、表中の法人名を改正しました。施行日についてですが、空港ビルにつきましては令和2年2月3日が公布及び施行になっており、同年1月7日から適用になっております。スポーツ協会につきましては名称が変更になった令和2年4月1日から施行しております。以上御報告させていただきました。

<会長>

今の報告について何かありますでしょうか。

(質問等なし)

<会長>

それでは今日はこれで終わりたいと思います。お足元悪い中お越しいただきましてありがとうございました。

5 閉会

会議録(PDF)

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