「情報公開・個人情報保護委員会」会議録(令和元年度第1回)

情報発信元 市民活動課

最終更新日 2019年6月14日

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会議概要
日時 令和元年5月15日(水曜日)午後5時55分から午後6時25分まで
場所 旭川市第二庁舎3階問診指導室
出席者

委員 (岩原・小野・須藤・籾岡各委員)4名 (50音順)

事務局(飯森課長、齋藤補佐、熊沢主査)3名

会議の公開・非公開 公開
傍聴者の数 0名
資料

1 開会

事務局から、前回の委員会で審議した交通防犯課の個人情報収集案件について3月26日付けで答申したとの報告があった。

2 (保有)個人情報の収集、目的外利用及び外部提供に係る意見聴取について

⑴ 福祉保険課案件(旭福保第61号)

<会長>

本日はお忙しい中お集まりいただきましてありがとうございます。今日は何人か欠席の連絡を受けていますが、定足数に達していますので開催いたします。

今日は議題が一つです。公開案件ですが現在傍聴者はいらっしゃいません。

それでは本日の議案であります、旭川市長から諮問がありました旭福保第61号、個人情報の収集、目的外利用及び外部提供に係る意見聴取について審議に入りたいと思います。

まず事前資料に沿って事務局から説明をお願いします。

<事務局>

今回本委員会に意見を求められました個人情報取扱事務の名称は、プレミアム付商品券発行事業です。資料1ページの諮問書、個人情報取扱事務の概要のとおり、この業務は資料別紙2から別紙7を根拠として実施するものです。

ここで取り扱う個人情報の内容ですが、諮問書3段目、保有個人情報の内容のとおり、プレミアム付商品券の購入引換券の交付申請を勧奨するための対象者、申請者、及び交付決定者等に関する情報が今回の個人情報の内容です。

後で詳細を御説明いたしますが、収集は、他の市区町村の商品券担当課、若しくは都道府県から行います。目的外利用は実施機関の中の福祉及び税の関係部局から、そして外部提供は他の市区町村の商品券担当部署に行います。

今回の、本人以外からの収集、目的外利用、及び外部提供を行う理由ですが、対象者への個別の勧奨が効果的に行えることにより、申請する市民にとって利便性の向上を図れること。そして実施機関にとって事務の効率性が向上し、事業効果の最大化が図れるため収集等を行いたいということです。

外部提供の方法は電子メールにより行い、オンライン結合はありません。提供の条件として別紙5から別紙7の通知に基づき他の自治体の商品券担当部署にのみ提供するものです。

収集等を行った個人情報の利用期間は事業終了までとしています。今のところ、次年度以降の実施は予定されていませんが、もし次年度以降も実施するのであれば、個人情報の利用及びデータの廃棄は諮問書記載のとおり行います。

資料2ページ、個人情報の管理方法ですが、電子データは市のファイルサーバー上に保管し、その上でデータの暗号化を行い、パスワードの設定をします。紙媒体は専用ファイルにつづり鍵付きキャビネットに保管します。

諮問書の備考のとおり、申請勧奨対象者の絞り込みをするために個人情報の収集を行うことに関して、過去3年ほど前の臨時福祉給付金支給事業で本委員会に諮問を受け答申したことがあります。以上が諮問の概要です。

続いて詳細を3ページ以降で説明します。資料の分量が多いので要点を御説明します。

まず、本案件の事業そのものの概要ですが、3ページ2、事業の概要のとおり、購入の対象者となる方が申請により購入申出があった場合にその商品券を販売するものです。購入の対象者は⑴のアのとおり、括弧内の例外を除いた市民税非課税世帯の方、そしてイ・ウの3歳児未満の幼児を養育する世帯の世帯主が対象となります。

購入できる商品券は⑵及び⑶のとおり、ここでは低所得者分と呼ばせていただきますが、低所得者分は1名につき2万円で額面が2万5千円分まで購入できます。3歳未満児分は対象幼児1名につき同様の額分まで購入できます。実際の販売は、1単位として4千円を支払って5千円分の商品券を買う形です。5千円の商品券には500円分の商品券が10枚つづられています。一度に上限まで購入することもできますし、購入期間内であれば何回かに分けて購入することもできます。なお、商品券は来年2月末まで使用できます。

使用可能な店舗についてですが、これから募集に入りますが、商工会議所、商工会、商店街振興組合連合会を通して数多くの店舗の応募が見込まれています。

続きまして、4ページ⑺を御覧ください。スケジュールですが、低所得者分は想定対象者数8万3千人に対して7月頃に個別勧奨の形で周知したいと考えているとのことです。その前に、後ほど御説明いたしますが、6月10日から他の自治体から必要な情報を収集したり外部提供したりすることになっており、そのため実施機関の担当課からは今月中に答申を頂きたいとのことです。

また、この事業は実行委員会形式で行い、商品券の販売、店舗で使用した商品券の換金等は実行委員会が旭川信金に委託して実施するとのことです。

続いて、実施機関が行う具体的な個人情報の収集等の手順について説明します。資料7ページを御覧ください。こちらは勧奨先リストの作成手順に沿って、利用する個人情報を一覧化したものです。左側の列がいわゆる低所得者のフロー、右側が3歳未満児についてのフローです。今回は利用する情報が網羅されている左側の低所得者用のフローで説明します。このフローには(1)から(11)までの処理がありますが、今回の諮問事項は白抜きとなっている(2)から(7)、及び(9)が諮問の対象です。

続いて、左側の端にジョブNo.1-1というようにジョブナンバーがありますが、こちらは8ページ以降の説明とリンクしています。まずはジョブのNo.1-1、8ページを御覧ください。ここでは左側の図にある白抜き(2)の市民税情報を利用します。抽出するデータは、右側の処理内容欄の2、処理2の⑴に四角で囲まれた部分に記載された、市民税課税者を判定するために必要な情報で。次にページの下部には、個人情報の取扱いをまとめており、(2)では提供元が市民税課であること、そして利用の区分が目的外利用であること、そして利用の根拠が記載されております。ここでは公益上特に必要な場合と記載されていますが、当然ながら本委員会で認められる旨の答申を得てからそれを根拠に処理を進めたいということです。

同じように、9ページには生活保護及び支援給付の情報について記載されています。生活保護での主な抽出データは生活保護の受給者情報、そして処理4の支援給付では受給者情報といった氏名生年月日などのデータを抽出して目的外利用します。また、10ページではハンセン病関係の受給者の情報を収集することが記載されています。こちらは都道府県から収集します。

次に11ページの施設等入所者情報ですが、少し込み入っているので補足をしながら説明したいと思います。商品券購入引換券の交付申請は、住民票がある市区町村で申請するのが原則ですが、各種法令に基づく措置を受けて入所する方がいらっしゃる施設については、例外的に住民票の有無にかかわらず、施設が所在する市区町村で商品券購入引換券の交付申請を行うこととしています。そのため、措置に関する情報を自治体間の商品券担当部署でやりとりすることが必要になります。ここで本人以外からの個人情報収集及び外部提供が発生します。

左側のフローで補足しながら御説明します。具体的には措置を行った自治体の商品券担当課が、入所者の住民票がある市区町村、及び入所している施設が所在する市区町村の商品券担当課宛てに情報を提供します。

他の自治体の措置を受けて入所している場合、その入所者が旭川市に住民票がある場合又は入所施設が旭川市内にある場合、その入所者に関する情報を措置した自治体から収集します。収集後は、住民票が旭川市にある場合は原則旭川市では申請の対象から外し、入所施設が旭川市内にある場合は対象に追加する処理をします。

逆に旭川市が措置を行っている場合は、旭川市の措置担当部局から商品券担当に措置に関する情報が集約されます。なお、諮問書には入っていませんが、措置の担当部局と商品券担当部局が異なるため、ここでは保有個人情報の目的外利用も発生しています。そして旭川市の商品券担当課が旭川市で措置した入所者のうち、市外に住民票を持つ方の情報、及び市外の施設に入所している方の情報を、関係する市区町村の商品券担当に外部提供します。

14ページの虐待による施設入所措置情報についても同様のやりとりで収集及び外部提供を行います。以上が収集、目的外利用、外部提供の具体的内容です。

これらの個人情報の管理方法、利用期間、廃棄ですが、管理は4ページの4、個人情報の名簿の管理方法に記載のとおり実施し、利用期間及び廃棄は5ページの5のとおり実施します。

最後にその他の資料について触れさせていただきます。資料21ページからの別紙2は内閣府からの事業の実施通知。別紙3は市の実施要綱。これは既に決定したものです。57ページ以降の別紙4は勧奨用などの関係リストの作成、別紙5は施設入所等児童等に関する事務処理、別紙6はDV避難者に関する事務処理、別紙7が虐待による入所措置が採られた障害者及び高齢者に関する事務処理についての通知です。これらの通知に沿って事務を行うことになります。

最後に改めて整理しますと、今回のプレミアム付商品券の発行事業について申請勧奨を行うための収集及び目的外利用、また、入所者情報の自治体間整理のための収集、目的外利用、外部提供について公益上特に必要であるとして認めていただきたいという諮問でありました。事務局からの説明は以上です。

<会長>

今説明があったところですが、何か御質問はあるでしょうか。

審査にはそれほど関係ないですが、このプレミアム商品券の交付事業は消費税が上がるのをにらんで低所得者の方々や小さいお子さんのいらっしゃる家庭を支援しようという国の政策で、旭川市だけではなく国全体で行うのですね。

<事務局>

はい、どの市区町村も実施します。

<会長>

それで、2万円で2万5千円分の商品券を買えるのですね。財源は全部国からですか。

<事務局>

そうですね、財源は100%国です。

<会長>

市は事業の費用負担はないのですね。事務作業は大変ですが。

<事務局>

市の単独費はありません。

<会長>

ハンセン病患者の方とDVを受けた方のケースが似ている例だと思いますが、そういった方々は支給対象から外すということですか。

<事務局>

ハンセン病の方は支給の対象外です。また、DVを受けている方はDVという理由では支給対象からは外れません。住民票のあるところではなくて例外的に実際に身を寄せている市区町村で交付申請を行うことができます。

<会長>

例えば旭川でDVを受けて他の市区町村に移った場合、その移った市区町村で受けられるのですか。

<事務局>

はい。そういうことです。本人から申出をしていただき、その情報を本人同意のもとに住民票がある市区町村に都道府県を通して連絡する形になっています。

<会長>

分かりました。その他何か質問はありますか。

<岩原委員>

ちなみにですが、情報の管理方法等も、国からモデル案のようなものが示されて全部一律で行っているのですか。

<事務局>

個人情報の管理方法については、この事業実施に当たっては具体的な通知や指示はありません。必要十分な管理が各市町村に求められているところです。

<岩原委員>

では、この管理方法自体は旭川市で考えたのですね。

<事務局>

そうですね。現状の事務環境、事務の流れからこれが最善として検討したようです。

<会長>

その他質問はよろしいでしょうか。

(質問なし)

<会長>

それではこの案件の審議に入りたいと思います。先ほど事務局から説明がありましたが、実施機関としては今月中に答申が欲しいとのことですね。

まず、一番には公益性があるかどうか、公益上必要と認められるかどうかだと思いますが、これはあるということでよろしいでしょうか。

(全員同意)

<会長>

特に反対する理由もありませんので、公益上必要性があるという答申でよろしいでしょうか。

(全員同意)

<会長>

そして条件を付けるかどうかですが、諮問書にありましたが平成28年に類似の事案があり、その時の答申も公益性があるというものでした。この時は答申に何か条件を付けていましたか。

<事務局>

この時は具体的な言及はありませんでした。個人情報の管理に十分留意しながら行うことということでまとめておりました。

<会長>

3年前の答申では個人情報の管理等に十分留意することといった文言を答申の主文に付けたようですが、本件についてもこれを付けるということでよろしいでしょうか。あるいは全くなしというのも考えられますけれどもいかがでしょうか。

<岩原委員>

前のものと同じで。

<会長>

3年前の答申と同様ということですね。

<岩原委員>

はい。

<会長>

それでは、個人情報の管理等に十分留意することといった注意事項を付けて認めるという形で答申を出したいと思いますが、よろしいでしょうか。

(全員同意)

<会長>

ありがとうございます。事務局からは後は何かありますか。

<事務局>

委員会で御意見がまとまりましたので、後は具体的な答申案を作成させていただきたいと思います。

<会長>

今日欠席の委員にも確認してもらいますね。

<事務局>

答申案の確認ですが、答申の内容がそれほど多くないので別途郵送で委員の皆さんに送らせていただきます。そこで確認をお願いし、全委員の御了解が取れたら確定ということでよろしいでしょうか。

(全員同意)

<事務局>

今回から確認の方法を少し変えさせていただきたいと考えておりまして、今までは期限を切ってそれまでに御意見がなければ確定としていましたが、より明確に意見確認を行うため、今回から確認した旨の書類を返送していただきたいと思いますのでよろしくお願いします。

<会長>

返送は郵送になりますか。

<事務局>

他の方法も検討したいと思います。

<会長>

分かりました。

今日の議事は以上です。

3 その他

⑴ 次回の日程について

夏頃の開催が見込まれるが、案件が整い次第、改めて事務局が調整することとなった。

4 閉会

*事前資料

・諮問書:福祉保険課案件(旭福保第61号)

*当日資料

・旭川市個人情報保護条例条文(抜粋)

会議録(PDF)

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