介護事業者等における介護保険関係事務等に係るサービス利用者の個人番号(マイナンバー)の取扱いについて

情報発信元 長寿社会課

最終更新日 2016年2月24日

ページID 053736

印刷

介護事業者等における介護保険関係事務等に係るサービス利用者の個人番号(マイナンバー)の取扱いについて

平成28年1月から個人番号の利用が開始されるに当たり、厚生労働省老健局より「介護保険分野等における番号制度の導入について(依頼)」の事務連絡(平成27年12月15日付け)の発出があり、 この中で個人番号導入に伴う配慮について示されたところです。つきましては、保険者である市町村(旭川市)における各対応(配慮)について、次のとおりお知らせします。

お知らせの趣旨

基本的には保険者(市町村)が利用者から個人番号の提供を受けることとしていますが、要介護認定申請の代行申請を行う場合など、介護事業者等が介護サービス利用者等に代わって、 個人番号の記載が必要な申請書等を市町村へ提出するような場合が想定されるため、申請等の際の個人番号の取扱い対応(配慮)について予めご承知ください。

1 申請書受付時の対応(配慮)

介護保険給付の申請書等に個人番号を記載することは、法令に基づく義務であるため、基本的には、申請等を行う者(以下「申請者等」という。)に申請書等への個人番号の記載を求めることとなりますが、 申請者等がご高齢であることにも鑑み、申請受付時等の対応については、以下のとおりと示されておりますので、申請等の際には内容を十分ご確認ください。
(1)各種申請については、原則として個人番号の記載を求めることとなりますが、その際、申請者が自身の個人番号がわからず申請書等への個人番号の記載が難しい場合等には、市町村が住民基本台帳又は地方公共団体情報システム機構(住民基本台帳ネットワーク)等を用いて当該申請者の個人番号を検索し、市町村職員が記載して差し支えない。
個人番号の記入欄が追加された各申請書・届書の主な様式については、こちらをご確認ください。
※ 各申請書・届書に関するお問い合わせは、様式の所管係まで。
(2)同一の給付の2回目以降の申請等の際には、市町村において初回の申請により当該申請者の個人番号を既に保有していると確認できる場合には、申請窓口において個人番号の記載を求めないこととしても差し支えない。
(3)高額介護サービス費の支給等について、申請書の記載内容の工夫などにより実質的な申請は初回時のみで足りるようにしている場合において、番号制度の施行以前に既に初回時の申請が行われている者については、改めて番号の記載された申請書の提出を求める必要はない。(※旭川市はこれに該当します。)

2 本人確認の措置における対応(配慮)

市町村では、個人番号を利用する事務において、本人から個人番号の提供を受けるときは、個人番号が正しいこと(番号確認)や、現に手続きを行っている者が当該個人番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)を行わなければなりません。その提供を受けるときの確認は、次の(1)から(3)の3つの申請の場合があります。

(1) 本人による申請の場合

本人が自ら申請を行う場合、市町村等で申請書を受け付ける際等に、ア「本人の番号」、イ「本人の身元」の2つを確認する必要があります。それぞれの場面で必要となる書類は下記のとおりです。
ア 本人の番号確認
本人の個人番号カード、本人の通知カード、本人の個人番号が記載された住民票の写し等によって行われます。
これらが困難な場合は、市町村等において、住民基本台帳ネットワークへの確認や住民基本台帳の確認等によって番号確認をすることが可能です。
イ 身元確認
本人の身元確認は、
(ⅰ)個人番号カード
(ⅱ)運転免許証 等
(ⅲ)官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措置が施され、個人番号利用事務実施者(市町村)が適当と認めるもの((a)氏名、(b)生年月日又は住所が記載されているもの)などによって確認することとなります。
これらによる確認が困難な場合には、公的医療保険の被保険者証、年金手帳など(写真の表示等がない)所定の書類を2つ以上提出していただくことにより確認します。(例:介護保険被保険者証と負担割合証など)

(2)代理人による申請の場合

代理人が申請を行う場合、市町村等で申請書を受け付ける際等に、ア「代理権」、イ「代理人の身元」、ウ「本人の番号」の3つを確認する必要があります。
それぞれの場面で必要となる書類は下記のとおりです。
ア 代理権の確認
代理権の確認は、
法定代理人の場合は、戸籍謄本その他その資格を証明する書類、
任意代理人の場合は、委任状によって行われますが、
これらが困難な場合は、本人の介護保険被保険者証など官公署等から本人に対し一に限り発行・発給された書類その他の市町村が適当と認める書類で確認することとなります。
イ 代理人の身元確認
代理人の身元確認は、
(ⅰ)代理人の個人番号カード、運転免許証 等
(ⅱ)官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措置が施され、保険者が適当と認めるもの((a)氏名、(b)生年月日又は住所が記載されているもの)などによって確認します。(例:居宅介護支援専門員証など)
これらによる確認が困難な場合には、公的医療保険の被保険者証、年金手帳など(写真の表示等がない)所定の書類を2つ以上提出していただくことにより確認します。
ウ 本人の番号確認
本人の番号確認は、
原則として、本人の個人番号カード(又は写し)、本人の通知カード(又は写し)、本人の個人番号が記載された住民票の写し等によって行いますが、 これが困難な場合は、市町村等において、住民基本台帳ネットワークへの確認や住民基本台帳の確認等によって確認することが可能です。

(3)本人・代理人以外による申請の場合

ア 代理権の授与が困難な被保険者に係る申請を行う場合

ご本人が認知症等で意思表示能力が著しく低下しており、代理権の授与が困難である場合等には、申請書に個人番号の記載がなくても受け付けます。

イ 代理権のない使者による申請の場合

本人の代わりに使者が申請書の提出を行うだけに過ぎない場合は、個人番号が使者に見えないよう申請書を封筒に入れて提出する等の措置を講じてください。
なお、この場合、使者が利用者本人に代わって申請書等に個人番号を記載することはできません。
また、提出を受け付ける際は、本人から郵送により個人番号の提供を受ける場合と同様の本人確認措置(※留意事項を参照)が必要となりますので、ご注意ください。
※留意事項 確認のために必要な書類は、(1)本人による申請の場合のア「番号確認」、イ「身元確認」と同様のものとなります。ただし、(郵送による提出の場合は、写しでも可のため)これらの書類は写しで差し支えありません。

3 留意事項

上記のとおり、介護事業者は、代行申請等を行う場合等も、本人やそのご家族との合意に基づいて行われるものであり、本人から委任された権限の範囲内で個人番号を利用する事務を行っているに過ぎないため、これを超える範囲で個人番号を利用することは認められません。 例えば、申請時に視認した個人番号を事業所に記録しておき、それを利用して介護サービス利用者の情報管理を行うことなどは許されておりません。個人番号が記載された申請書等のコピーを事業所等で蓄積することについては、法令上求められているものではありませんが、業務上の必要でコピーを蓄積等する場合は、 個人番号の記載箇所に黒塗り等での対応により個人番号が蓄積されないよう十分注意すること。
特定個人情報が漏えい等することのないよう、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」(特定個人情報保護委員会)を参考の上、各事業者は、個人番号を適正に取り扱うこと。

4 その他(詳細等については、厚生労働省老健局発出の各事務連絡もご覧ください。)

(1)平成27年12月15日付け介護事業者向け事務連絡(「介護事業者等において個人番号を利用する事務について(依頼)」(PDF形式 439キロバイト)
(2)平成27年12月15日付け各都道府県あて事務連絡(「介護保険分野等における番号制度の導入について(依頼)」(PDF形式 369キロバイト)

お問い合わせ先

旭川市福祉保険部長寿社会課

〒070-8525 総合庁舎2階
電話番号: 0166-25-9797
ファクス番号: 0166-29-6404
メールフォーム
受付時間:
午前8時45分から午後5時15分まで(土曜日・日曜日・祝日及び12月30日から1月4日までを除く)